Doel

Dit protocol beschrijft hoe Prestige Vocal Groups omgaat met extreme weersomstandigheden, zodat veiligheid, duidelijkheid en consistentie gewaarborgd zijn voor leden, dirigenten en organisatie.

Uitgangspunt

De veiligheid van leden, dirigenten en begeleiders staat altijd voorop. Prestige Vocal Groups volgt hierbij de officiële weerswaarschuwingen van het KNMI.

Beslismoment

• Dagelijkse besluitvorming vindt plaats om uiterlijk 16.00 uur op de dag van de repetitie.
• Uitzonderingen zijn mogelijk wanneer het KNMI na 16.00 uur opschaalt (bijvoorbeeld verlenging of verzwaring van code oranje naar rood).

Communicatie

• Indien een repetitie wordt geannuleerd, volgt zo snel mogelijk bericht via de dirigent of de organisatie via e-mail en daarnaast eventueel via WhatsApp en/of de Facebookgroep.

Weercodes en consequenties

Code geel

• Repetities gaan in principe door.
• De organisatie monitort de situatie actief.
• Leden maken altijd zelf de afweging of het voor hen veilig is om te reizen.
• Kun je door lokale omstandigheden (gladheid, sneeuw, overstroming, storm) niet veilig naar de repetitie komen, dan blijf je thuis.

Code oranje

• Repetities worden standaard geannuleerd.
• Dit besluit is bindend en geldt voor alle betrokkenen.
• Annulering volgt uiterlijk om 16.00 uur, tenzij code oranje pas later op de dag wordt afgegeven of verlengd.

Code rood

 Alle repetities worden per direct geannuleerd.

Regionale uitzonderingen

• Besluiten worden genomen per regio, op basis van de geldende KNMI-code voor die provincie.
• Het kan voorkomen dat repetities in de ene regio doorgaan, terwijl ze in een andere regio worden geannuleerd.
• Daarnaast kan een repetitie worden geannuleerd wanneer een dirigent of begeleider de repetitielocatie niet veilig kan bereiken en er geen vervanging is gevonden, ook bij code geel.

Eigen verantwoordelijkheid leden

• Ook wanneer een repetitie doorgaat (bij code geel), geldt altijd: voel je je niet veilig om te reizen, blijf thuis.
• De organisatie verwacht niet dat leden risico’s nemen.
• Veiligheid gaat altijd boven aanwezigheid.

Verantwoordelijkheid dirigenten

• Een repetitie wordt altijd uitsluitend geannuleerd door Prestige Vocal Groups en nooit zelfstandig door een dirigent, koorleden of gastteamleden
• Wanneer een dirigent door weersomstandigheden (bij code geel of lager) de repetitielocatie niet veilig kan bereiken, wordt er altijd eerst gezocht naar passende vervanging.
• Deze werkwijze hangt samen met lopende afspraken en verplichtingen met onder andere repetitielocaties en samenwerkingspartners.

Verantwoordelijkheid locatie

• Wanneer een locatie besluit te sluiten vanwege de weersomstandigheden en de daarbij horende bereikbaarheid voor onder andere personeel, wordt er altijd eerst gezocht naar een passende alternatieve locatie. Wordt deze niet gevonden? Dan wordt de repetitie alsnog geannuleerd. 

Verankering

• Dit protocol sluit aan bij de algemene voorwaarden van Prestige Vocal Groups.
• Bij code oranje en rood ligt de beslissing altijd bij de organisatie.